El token de descarga de OpenKM permite compartir documentos de forma segura con usuarios externos. No se necesita inicio de sesión. Genere y gestione enlaces de descarga fácilmente.
El token de descarga de OpenKM es una función segura y conveniente que permite a los usuarios compartir documentos con partes externas sin requerir que inicien sesión en el sistema. Esta funcionalidad es ideal cuando necesita enviar archivos a clientes, socios o auditores de forma rápida y segura.
En esta guía, le mostraremos cómo generar tokens de descarga, compartir documentos externamente y gestionar los enlaces desde el panel de administración. Además, exploraremos por qué este enfoque basado en tokens mejora el control y la seguridad.
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Generar un token de descarga en OpenKM
Para comenzar, ubique el documento que desea compartir en el repositorio de OpenKM. Luego, haga clic derecho sobre él, vaya al menú Notificación y seleccione Generar enlace de descarga.
Aparecerá una ventana donde puede especificar cuántos tokens de descarga desea generar. Además, puede optar por enviar el enlace directamente por correo electrónico o copiarlo manualmente para uso futuro. Una vez generado el enlace, cópielo y cierre la ventana.
Enviar o almacenar el enlace de descarga
Después de generar el token de descarga de OpenKM, puede pegar el enlace seguro para compartirlo en un correo electrónico, almacenarlo en un archivo o usarlo en cualquier plataforma de comunicación. El destinatario recibirá acceso directo para descargar el documento sin necesitar credenciales de OpenKM.
Este método ahorra tiempo y evita la necesidad de crear cuentas de usuario externas. Por lo tanto, simplifica significativamente el proceso de compartir documentos.
Usar el token para acceder al archivo
Abra su navegador y pegue el enlace generado. Luego, la descarga comenzará automáticamente. Esto asegura que el usuario externo pueda acceder al documento al instante, mientras que el acceso permanece limitado solo a ese archivo.
Como resultado, su repositorio permanece seguro y aislado de la interacción externa más allá del alcance del token de descarga específico. En OpenKM, este mecanismo garantiza una entrega controlada de contenido por única vez.
Gestionar el token de descarga activo de OpenKM
Los administradores pueden ver y gestionar todos los tokens de descarga desde la interfaz de OpenKM. Simplemente vaya a la sección Utilidades y haga clic en Tokens de descarga.
Desde aquí, verá una lista de todos los enlaces compartidos, junto con sus documentos correspondientes y los usuarios que los crearon. Esto proporciona visibilidad total de la actividad de compartición basada en tokens en todo el repositorio.
Además, OpenKM registra datos de uso. Una vez que se usa un token de descarga, el sistema actualiza su estado. Por lo tanto, los administradores pueden confirmar si un documento fue accedido o sigue pendiente.
Cómo revocar un token de descarga
Si ya no se necesita el acceso, los administradores pueden eliminar el token directamente desde el panel. Primero, localice el token en la lista. Después de eso, selecciónelo y haga clic en eliminar.
Una vez eliminado, el token se vuelve inválido. Como resultado, el enlace externo ya no otorgará acceso al archivo. Esto refuerza la seguridad cuando se requiere acceso limitado por tiempo mediante el token de descarga de OpenKM.
Casos de uso para el token de descarga de OpenKM
Esta función de compartición segura es útil en varios escenarios. Por ejemplo:
- Enviar contratos o acuerdos a clientes
- Proporcionar archivos de auditoría a revisores externos
- Compartir folletos de productos o recursos con socios
- Permitir acceso temporal para aprobación de documentos
En cada caso, el token de descarga de OpenKM mantiene el control en manos del remitente. Además, evita la creación innecesaria de cuentas o permisos de acceso amplios. Esto lo convierte en uno de los métodos de compartición de archivos más efectivos disponibles en OpenKM.
Conclusión
El token de descarga de OpenKM es una herramienta poderosa para compartir archivos externamente. Le permite generar, rastrear y revocar enlaces de descarga, todo mientras protege su repositorio.
Con solo unos clics, puede gestionar el acceso a documentos de forma segura y eficiente. Por lo tanto, es una excelente solución para organizaciones que valoran la comunicación externa controlada.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
¿Necesita ayuda para implementar su plan de archivo? Contáctenos y permítanos guiarle a través del proceso.
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