Añada palabras clave y metadatos en OpenKM para mejorar la búsqueda, organización y automatización en su flujo de trabajo documental.
Las palabras clave y los metadatos en OpenKM hacen que sus documentos sean más fáciles de organizar, encontrar y gestionar. Ya sea que esté manejando contratos, archivos técnicos o comunicaciones internas, el uso de etiquetas y metadatos estructurados mejora la eficiencia en todo el sistema.
En este tutorial, aprenderá cómo añadir palabras clave, categorías y metadatos a sus archivos en OpenKM. Estas funciones permiten una recuperación más rápida, una mejor clasificación y una mayor precisión en las búsquedas, especialmente en entornos donde la información crece rápidamente.
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Añadir palabras clave a un archivo en OpenKM
Para añadir palabras clave en OpenKM, vaya a la pestaña Propiedades del documento. Haga clic en el botón más (+) junto al campo Palabras clave. Se abrirá una ventana donde podrá escribir los términos deseados. Puede añadir múltiples palabras clave al mismo archivo y eliminarlas más tarde si es necesario.
Asignar categorías junto con palabras clave y metadatos
A continuación, haga clic en el botón más (+) junto al campo Categorías. Aparecerá una ventana emergente donde podrá buscar y asignar una o más categorías. Añadir categorías le permite clasificar documentos bajo temas, departamentos o flujos de trabajo, lo que habilita un filtrado eficiente en grandes volúmenes de archivos.
Cómo añadir metadatos en OpenKM
Para enriquecer los documentos con información estructurada, abra la pestaña Metadatos y haga clic en el botón Añadir grupo de metadatos. Luego, seleccione el grupo apropiado e introduzca los valores correspondientes. Por ejemplo, los metadatos pueden incluir nombres de proyectos, números de contrato, tipos de documento o fechas de vencimiento, atributos que ayudan a identificar los documentos con precisión.
Por qué las palabras clave y los metadatos son importantes en la gestión documental
Usar palabras clave y metadatos en OpenKM ayuda a crear un ecosistema documental más inteligente y escalable. Por ejemplo:
- Los equipos legales pueden etiquetar archivos por número de caso, nombre del cliente y tipo de contrato para una recuperación más rápida de los casos.
- Los departamentos de RR. HH. pueden categorizar archivos por ID de empleado, rol o fase de incorporación.
- Los equipos financieros pueden usar metadatos para rastrear fechas de facturas, estado de aprobación y nombre del proveedor.
Cada una de estas etiquetas permite búsquedas más precisas, reduce el seguimiento manual y favorece la preparación para auditorías al asegurar que los documentos estén clasificados y sean rastreables.
Precisión en la búsqueda con palabras clave y metadatos
Todos los elementos (palabras clave, categorías y metadatos) pueden usarse como filtros de búsqueda en OpenKM. Por ejemplo, buscar por palabra clave como “OpenKM” podría devolver dos resultados. Un filtro de categoría puede arrojar tres. Filtrar por un grupo de metadatos específico puede llevarle directamente al archivo exacto que necesita. Esta capacidad ahorra tiempo y elimina las conjeturas.
Si desea explorar qué más puede hacer OpenKM para mejorar los flujos documentales, la automatización y el cumplimiento, le recomendamos leer la descripción completa: Sistema de Gestión Documental OpenKM.
Reflexión final
Dominar cómo usar palabras clave y metadatos en OpenKM es más que una tarea técnica: es una ventaja estratégica. Con la etiquetación adecuada y metadatos estructurados, su organización obtiene un mayor control, automatización más inteligente y mayor agilidad en la gestión de la información.
Si tiene alguna pregunta o desea orientación personalizada, contáctenos hoy mismo. Estaremos encantados de ayudarle a optimizar su estrategia documental con OpenKM.
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