La impresora virtual OKM le permite convertir documentos a PDF y subirlos directamente al repositorio de OpenKM mediante una simple acción de impresión virtual.
La impresora virtual OKM es una herramienta basada en Windows que le permite convertir cualquier documento en un PDF y subirlo directamente a su repositorio de OpenKM. Es la solución ideal para los usuarios que quieren agilizar el almacenamiento de documentos y mantener un formato consistente.
En esta guía, aprenderá cómo instalar, configurar y usar la impresora virtual de forma efectiva. Además, le mostraremos cómo subir archivos a una carpeta específica dentro de OpenKM utilizando una interfaz de impresión familiar.
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Configurar la impresora virtual OKM
Primero, localice el ícono de la impresora en la bandeja del sistema. Luego, haga clic derecho y seleccione Configuración. Desde este menú, puede elegir su idioma preferido e ingresar las credenciales y la URL de su servidor OpenKM.
Después de ingresar sus datos de conexión, haga clic en Verificar para asegurar la comunicación adecuada con el repositorio. Una vez verificado, guarde la configuración y estará listo para imprimir y subir documentos con facilidad.
Imprimir y subir un documento
Para comenzar a usar la impresora, abra cualquier documento, como un archivo DOCX o una hoja de cálculo. Después de eso, elija la impresora virtual OKM de la lista de impresoras y haga clic en Imprimir.
En este punto, la aplicación preguntará si desea usar la ruta predeterminada. Si elige definir una ruta personalizada, simplemente seleccione la carpeta de destino en OpenKM y confirme. Adicionalmente, puede editar el nombre de archivo predeterminado antes de subirlo si es necesario.
Como resultado, el sistema convertirá el archivo a PDF y lo colocará automáticamente en el repositorio. Este flujo continuo reduce en gran medida el número de pasos manuales en su flujo de trabajo.
Verificar la subida en OpenKM
Una vez que la subida esté completa, vaya a la interfaz web de OpenKM y navegue hasta la carpeta que seleccionó. Luego, actualice la pantalla para ver el PDF recién subido en la lista.
En consecuencia, sabrá que el documento está almacenado de forma segura en la ubicación correcta y correctamente formateado para su uso a largo plazo.
Beneficios de usar la impresora virtual OKM
Al usar la impresora virtual OKM, elimina pasos manuales en su flujo de trabajo documental. Además, esto ahorra tiempo, reduce errores humanos y garantiza consistencia en el nombre y formato de los archivos.
Es especialmente útil para profesionales que gestionan contratos, informes o archivos administrativos que deben archivarse rápidamente y en un formato fijo. Además, admite equipos que requieren un control de versiones confiable y cumplimiento.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
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