Use el módulo EDX en OpenKM para intercambiar documentos de forma segura con usuarios externos mediante plantillas estructuradas para clientes y empleados.
El módulo EDX en OpenKM ayuda a optimizar el intercambio electrónico de documentos entre organizaciones y usuarios externos. Permite una comunicación bidireccional segura a través de plantillas estructuradas para clientes y empleados.
En esta guía, aprenderá cómo configurar y usar el módulo EDX paso a paso. Además, exploraremos escenarios prácticos como la comunicación de RR. HH. y la presentación de facturas mediante el sistema EDX de OpenKM.
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Configurar el módulo EDX en OpenKM
Primero, inicie sesión en OpenKM como administrador y verifique la presencia de un espacio dedicado para el módulo EDX en OpenKM. Luego, vaya a la sección de plantillas para acceder a las estructuras de carpetas disponibles.
OpenKM proporciona dos plantillas predefinidas: Clientes y Empleados. Por ejemplo, la plantilla de cliente incluye carpetas como Honorarios, RR. HH. y Facturas. Dentro de la carpeta de RR. HH., encontrará subcarpetas para Solicitudes de Vacaciones y Baja por Enfermedad. Por lo tanto, se vuelve fácil separar el contenido por función y tipo de usuario.
Cómo configurar plantillas EDX
Para crear una nueva plantilla en el módulo EDX en OpenKM, navegue al menú Plantillas y haga clic en el icono de suma. Después de eso, introduzca un nombre de plantilla (como “Cliente”) según su caso de uso.
A continuación, copie el UUID de la carpeta docs from y péguelo en el campo Inbox. Además, haga lo mismo con la carpeta docs to en el espacio Público. Una vez hecho esto, repita el proceso para la plantilla de empleado si es necesario.
Registrar usuarios externos en el módulo EDX
Una vez que las plantillas estén listas, vaya a la sección de registro de usuarios de la interfaz EDX. Por ejemplo, puede crear un usuario cliente de prueba, asignarle una contraseña, nombre y dirección de correo electrónico, y vincularlo a la plantilla correspondiente.
Inmediatamente después de guardar, el sistema envía un correo electrónico con las credenciales de inicio de sesión. Como resultado, el usuario externo obtiene acceso seguro a su espacio de documentos personalizado en OpenKM a través del módulo de intercambio de documentos.
Probar el módulo EDX desde la perspectiva del cliente
Después de iniciar sesión, el cliente ve un espacio que OpenKM genera automáticamente usando la plantilla seleccionada. Como resultado, el cliente tiene acceso a todas las carpetas relevantes, incluidas RR. HH., Facturas y Comunicaciones configuradas mediante el módulo EDX en OpenKM.
Para probar la conexión, agregue un archivo a la carpeta “Comunicaciones” como administrador. Luego, inicie sesión como cliente y confirme que el archivo aparece tanto en la carpeta como en la pestaña de Noticias. Por lo tanto, puede asegurarse de que la comunicación fluye en ambos sentidos.
Enviar archivos usando el módulo EDX en OpenKM
Desde la cuenta del cliente, cargue un archivo, por ejemplo, una factura. Una vez que el documento se carga, aparece instantáneamente en la sección de Noticias para mayor visibilidad. Esto garantiza que los usuarios reciban notificaciones del intercambio a través del sistema EDX de OpenKM.
Regrese a la interfaz de administración. Luego, actualice el repositorio y localice el nuevo archivo. OpenKM categoriza el documento por año y lo etiqueta con el nombre de usuario del cliente. En consecuencia, la trazabilidad está garantizada dentro del módulo EDX en OpenKM.
Por qué usar el módulo EDX para colaboración externa
Este módulo mejora la eficiencia operativa al eliminar la necesidad de adjuntos por correo electrónico o portales de terceros. Además, los clientes y empleados obtienen un espacio seguro para cargar y recibir documentos sin comprometer el control del repositorio interno.
El módulo EDX en OpenKM también garantiza consistencia de metadatos, integridad en la estructura de carpetas y seguimiento adecuado de versiones. Además, apoya los esfuerzos de cumplimiento al documentar la actividad de los usuarios a lo largo de los intercambios.
Conclusión
El módulo EDX en OpenKM es una solución confiable para el intercambio estructurado y seguro de documentos con usuarios externos. Crea espacios de trabajo personalizados, automatiza la configuración de carpetas y simplifica la transferencia de archivos entrantes y salientes.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
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