Use el complemento de OpenKM para Outlook para importar correos electrónicos, gestionar archivos adjuntos y enviar enlaces del repositorio directamente desde Microsoft Outlook.
El complemento de OpenKM para Outlook permite a los usuarios gestionar mensajes de correo y archivos adjuntos directamente desde Microsoft Outlook. Esta integración optimiza la captura documental, mejora la trazabilidad y refuerza el cumplimiento mediante el almacenamiento centralizado en el repositorio.
En este artículo, aprenderá cómo usar el complemento paso a paso. Además, descubrirá cómo mejora la seguridad, la accesibilidad y la gestión documental.
(Este contenido está directamente relacionado con el video que acaba de ver)
Cómo importar correos usando el complemento de OpenKM para Outlook
Para comenzar, seleccione uno o más correos en Outlook. Luego, arrástrelos a la carpeta de destino en el panel de carpetas de OpenKM. Después de actualizar la interfaz de OpenKM, verá que los mensajes se han importado correctamente.
Alternativamente, puede hacer clic en el botón Importar en la pestaña de OpenKM en Outlook. Navegue a la carpeta deseada en el repositorio, confirme y complete el proceso. Como resultado, los correos aparecerán en la ubicación seleccionada de OpenKM.
Cómo importar solo los archivos adjuntos con el complemento
El complemento de OpenKM para Outlook también le permite importar solo los archivos adjuntos de un correo. Para hacerlo, seleccione un correo, haga clic en Importar solo adjuntos, elija el archivo y la carpeta de destino, y confirme.
Opcionalmente puede agregar metadatos en esta etapa, pero no es obligatorio. Una vez hecho esto, actualice OpenKM para ver el archivo adjunto en su ubicación objetivo.
Adjuntar documentos del repositorio a correos
Al redactar un nuevo correo, puede incluir documentos directamente desde el repositorio de OpenKM. En la ventana del mensaje, vaya a la pestaña OpenKM y haga clic en Agregar adjuntos.
Luego, navegue por el repositorio, seleccione un archivo y adjúntelo a su correo. Además, esto garantiza que siempre esté utilizando la versión más reciente del documento almacenado en OpenKM.
Interceptar archivos adjuntos con el complemento de OpenKM para Outlook
Una de las funciones más potentes del complemento de OpenKM para Outlook es la intercepción de adjuntos. Esto garantiza que los documentos sensibles no se envíen directamente por correo, sino como enlaces seguros al repositorio.
Para habilitarlo, abra la pestaña de OpenKM en Outlook y vaya a Configuración. Seleccione la carpeta de destino del repositorio y active Interceptar adjuntos. Puede elegir entre tres modos: No interceptar, Preguntar y Siempre. En este ejemplo, seleccionamos Preguntar.
Ahora, cuando envíe un correo con un adjunto, el sistema le pedirá confirmar el reemplazo con un enlace al repositorio. Después de hacer clic en sí, OpenKM almacena el archivo en la carpeta configurada, categorizándolo por año, mes y día.
Ver archivos adjuntos interceptados desde la interfaz de Outlook
Después de enviar el correo, abra el mensaje recibido en su bandeja de entrada. El adjunto original aparece como un enlace clicable. Al hacer clic, redirige al destinatario al documento en el repositorio de OpenKM. Por lo tanto, este proceso garantiza tanto seguridad como trazabilidad.
Conclusión: por qué usar el complemento de OpenKM para Outlook
El complemento de OpenKM para Outlook es una herramienta esencial de productividad para organizaciones que gestionan comunicación y documentación crítica a través del correo. Simplifica la importación, mejora el manejo de adjuntos y refuerza la seguridad mediante el uso de enlaces al repositorio en lugar de archivos directos.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
¿Necesita ayuda para implementar su plan de archivo? Contáctenos y permítanos guiarle a través del proceso.
Conozca más tutoriales
- Cómo integrar OpenKM con SharePoint
- Cómo integrar OpenKM con Moodle
- Cómo crear una carpeta en OpenKM
- Cómo añadir palabras clave y metadatos en OpenKM
- Cómo usar el servicio de suscripción en OpenKM
- Cómo usar OpenKM Scan Station
- Cómo automatizar reportes con OpenKM
- Cómo crear un plan de archivo en OpenKM
- Cómo comparar versiones de documentos en OpenKM
- Cómo utilizar el módulo de peticiones y consultas
- Cómo usar el cliente de firma electrónica de OpenKM
- Cómo usar el token de descarga de OpenKM
- Cómo usar el Hot Folder de OpenKM
- Cómo subir carpetas y documentos en OpenKM
- Cómo usar OpenKM Live Edit
- Cómo realizar acciones masivas en OpenKM
- Cómo usar el módulo EDX en OpenKM
- Cómo usar el complemento de OpenKM para Microsoft Access
- Cómo usar el complemento de OpenKM para Microsoft Project
- Cómo estampar documentos en OpenKM
- Cómo usar la interfaz móvil de OpenKM
- Cómo usar la impresora virtual OKM
- Cómo usar la integración de ChatGPT con OpenKM
- Cómo utilizar el previsualizador de AutoCAD en OpenKM
- Cómo gestionar y archivar correos electrónicos con OpenKM
- Cómo importar correos electrónicos en OpenKM
- Cómo usar el módulo de firma remota en OpenKM
- Cómo utilizar los informes en OpenKM
- Cómo usar las automatizaciones en OpenKM
- Cómo crear categorías en OpenKM
- Cómo usar los flujos de trabajo en OpenKM
- Cómo usar relaciones entre documentos en OpenKM
- Cómo editar documentos en OpenKM
