Suba y actualice archivos de Access usando el complemento de OpenKM para Microsoft Access con control de versiones e integración de metadatos en el repositorio.
El complemento de OpenKM para Microsoft Access le permite subir y gestionar archivos de bases de datos de Access directamente desde la interfaz de Access. Con esta integración, puede almacenar archivos de forma segura en el repositorio de OpenKM mientras aplica metadatos y control de versiones de manera efectiva.
En esta guía, le mostraremos cómo usar el complemento de OpenKM para Microsoft Access para subir su primer archivo, actualizarlo y mantener el historial de versiones organizado y accesible.
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Subir un archivo de Microsoft Access con el complemento de OpenKM
Para comenzar, abra su base de datos de Access y verifique la configuración de conexión al servidor de OpenKM. Luego, haga clic en el botón Subir en la pestaña de OpenKM.
El sistema muestra una advertencia de confirmación. Confirme la acción haciendo clic en Sí. Después de eso, elija la carpeta de destino en OpenKM donde desea subir el archivo de base de datos.
Antes de completar la carga, OpenKM le pedirá que ingrese metadatos. Ingrese la información relevante y complete el proceso. El repositorio ahora almacena el archivo con la versión 1.1.
Luego, vaya a la interfaz de OpenKM, actualice la carpeta y verifique que el archivo de Access aparezca en la ubicación especificada. Gracias al complemento de OpenKM para Microsoft Access, mantiene la trazabilidad y la estructura desde el inicio.
Actualizar archivos de Access usando el complemento de OpenKM
Cuando necesite actualizar su base de datos de Access, realice los cambios localmente. Después de eso, haga clic nuevamente en el botón Subir en la interfaz del complemento.
Seleccione el mismo directorio del repositorio. OpenKM detecta un archivo con el mismo nombre y le pregunta si desea reemplazarlo. Haga clic en Sí para confirmar la actualización.
El sistema sube la versión revisada y actualiza el archivo a la versión 1.2. Por lo tanto, mantiene el control de versiones completo dentro del historial documental usando el complemento de OpenKM para Microsoft Access.
Rastrear el historial de versiones en OpenKM
A continuación, cambie a la interfaz de OpenKM y actualice la carpeta. Verá que la versión del documento ha aumentado. Como resultado, confirma que la actualización se realizó correctamente y que el sistema almacenó la revisión correcta.
Además, al usar esta integración de Microsoft Access con OpenKM regularmente, su equipo mantiene las últimas bases de datos centralizadas y seguras con un esfuerzo mínimo.
El complemento de OpenKM para Microsoft Access simplifica la carga y el mantenimiento de archivos de bases de datos en un sistema robusto de gestión documental. Además, permite un control de versiones eficiente, aplica el uso de metadatos y garantiza una organización confiable de los documentos.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
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