Cómo estampar documentos en OpenKM para insertar sellos de imagen en páginas PDF seleccionadas o posiciones con control total, precisión y flexibilidad.
La función Cómo estampar documentos en OpenKM permite a los usuarios aplicar sellos de imagen, texto o código de barras a documentos directamente dentro del repositorio. Esta herramienta es especialmente útil para marcas de agua, branding o marcaje de documentos para flujos de trabajo de revisión y aprobación.
En esta guía, exploraremos cómo aplicar sellos de imagen a un PDF, gestionar la posición del sello, apuntar a páginas específicas y restaurar versiones anteriores si es necesario utilizando la interfaz de Cómo estampar documentos en OpenKM.
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¿Qué es el estampado en OpenKM y por qué usarlo?
La funcionalidad Cómo estampar documentos en OpenKM permite a las organizaciones imprimir digitalmente marcadores visuales en documentos, tales como firmas, insignias de aprobación, logotipos o marcas de verificación. Estos sellos actúan como indicadores visuales del estado o autenticidad de un documento sin modificar su contenido.
Por ejemplo, puede usar un sello para indicar que un documento está “Revisado”, “Aprobado” o “Para uso interno”. En industrias reguladas o flujos de trabajo que requieren registros de auditoría, esta funcionalidad añade una capa crítica de control y trazabilidad.
Los casos de uso comunes incluyen aprobaciones de contratos, documentos de recursos humanos, materiales de capacitación, informes financieros o cualquier proceso donde la validación visual agregue valor y seguridad. Esto hace que la capacidad de estampar documentos en OpenKM sea un recurso poderoso para flujos de trabajo documentales estructurados.
Previsualizar el documento antes de estampar
Primero, seleccione un archivo PDF en el repositorio de OpenKM. Abra la vista previa para examinar su contenido y confirmar que el documento contiene múltiples páginas de distintos tamaños. En esta etapa, no hay sellos presentes.
Luego, haga clic derecho en el archivo, vaya al menú Más y elija Sello. Aparecerá la interfaz de Cómo estampar documentos en OpenKM, que ofrece opciones para personalizar el proceso con sellos de imagen, texto o código de barras.
Aplicar un sello de imagen con Cómo estampar documentos en OpenKM
Dentro de la ventana de estampado, encontrará un navegador de páginas y diferentes tipos de sellos: texto, imagen y código de barras. Para comenzar, inserte un sello de imagen. Por ejemplo, puede colocar un logotipo en el centro de cada página.
Al navegar por las páginas del documento, notará que el sello ajusta su posición automáticamente. Además, la opción Automático permite mover la imagen manualmente con el cursor o seleccionar posiciones predefinidas desde un menú desplegable.
En este caso, seleccionamos la esquina superior derecha y aplicamos el sello. Después de eso, actualice la vista previa para verificar que la imagen ahora aparezca en cada página como se esperaba.
Restaurar y volver a aplicar un sello
Si necesita eliminar un sello aplicado previamente, utilice la opción de restauración de versión. Una vez restaurado y compactado, OpenKM elimina los sellos sin afectar el contenido. Puede volver a ingresar a la herramienta de Cómo estampar documentos en OpenKM y repetir el proceso utilizando la misma imagen o una diferente.
También puede acceder a carpetas personales para usar sellos personalizados almacenados por cada usuario. Esto es particularmente útil para equipos que trabajan frecuentemente con estampado de documentos entre departamentos o ciclos de aprobación.
Estampar páginas específicas con precisión
Una de las funciones más potentes de la herramienta Cómo estampar documentos en OpenKM es la capacidad de seleccionar páginas específicas. Primero, restaure el documento a su versión original si es necesario. Luego, seleccione el sello de imagen y elija la configuración de posición automática.
A partir de ahí, defina rangos de páginas personalizados, por ejemplo, páginas 1–2 y 5–6. Aplique el sello y actualice la vista previa. Verá la imagen solo en las páginas especificadas, mientras que las demás permanecen intactas. Este método de estampado selectivo le brinda control total sobre la presentación del documento y el control de versiones.
Por qué usar Cómo estampar documentos en OpenKM
La función Cómo estampar documentos en OpenKM proporciona control flexible y preciso sobre el marcado de documentos. Ya sea que necesite añadir un logotipo corporativo, código de barras o etiqueta de aprobación, OpenKM le ofrece las herramientas para aplicar y gestionar sellos por página, por documento y por proceso.
Esta funcionalidad de estampado ayuda a las organizaciones a asegurar sus flujos de trabajo documentales, proporcionar indicadores visuales de estado y cumplir con requisitos de auditoría o cumplimiento. Con control total sobre la posición, tipo y alcance, esta función es una parte crítica de la gestión moderna del ciclo de vida documental.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
Contáctenos y permítanos guiarle paso a paso.
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