Crear categorías en OpenKM para organizar archivos, añadir subcategorías y estructurar su repositorio con mejor búsqueda y control.
Crear categorías en OpenKM aporta orden y claridad a su repositorio documental. Las categorías permiten organizar la información de forma lógica, agrupar documentos relacionados y mejorar el rendimiento de búsqueda en todo el sistema.
Ya sea que gestione archivos por departamentos, proyectos o temas, crear categorías y subcategorías ayuda a construir un entorno estructurado. En este tutorial, le mostraremos cómo crearlas y gestionarlas fácilmente dentro de OpenKM.
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Acceder a la sección de Categorías en OpenKM
Primero, abra la interfaz de OpenKM y vaya a la sección “Categorías” en el panel izquierdo. Esta sección muestra todas las categorías existentes ordenadas alfabéticamente. Como resultado, los usuarios pueden navegar y aplicar categorías rápidamente sin confusión.
Hacer clic en el ícono Crear Carpeta para comenzar
Para crear categorías en OpenKM, haga clic en el ícono “Crear Carpeta” ubicado en la parte superior del panel de Categorías. Aparecerá una ventana solicitando que introduzca el nombre de la nueva categoría. Tras escribir el nombre, haga clic en “Crear.” OpenKM añadirá inmediatamente su categoría a la lista en orden alfabético. Por lo tanto, mantiene un repositorio bien estructurado.
Insertar subcategorías para mejor control documental
Puede continuar añadiendo subcategorías dentro de su nueva categoría. Para hacerlo, haga clic derecho sobre la categoría padre y seleccione “Crear Carpeta” de nuevo. Ingrese el nombre de la subcategoría y guárdela. Esta estructura anidada permite una clasificación multinivel, facilitando la aplicación de etiquetas específicas a cada documento. Además, garantiza consistencia entre departamentos.
Por qué debería crear categorías en OpenKM
Las categorías mejoran la localización de documentos y la organización de metadatos. Al asignar una categoría a un archivo, facilita su filtrado y recuperación posterior. Asimismo, la categorización respalda informes, controles de cumplimiento y automatización de flujos de trabajo.
Usar categorías en múltiples módulos de OpenKM
Una vez creadas, las categorías están disponibles en todo OpenKM. Puede asignarlas al subir documentos, al editar metadatos o al usar filtros de búsqueda. Además, las categorías se integran perfectamente con las reglas de automatización y flujos de documentos, mejorando cada fase del ciclo documental.
Personalizar la estructura de categorías según su empresa
Cada organización tiene necesidades diferentes. Por lo tanto, puede crear categorías en OpenKM por departamento, tipo de documento, cliente o cualquier estructura significativa. Esta flexibilidad garantiza que el sistema documental se adapte a cómo trabaja su equipo.
Buenas prácticas al crear categorías en OpenKM
Siempre nombre las categorías de forma clara y consistente. Evite duplicaciones y mantenga una jerarquía intuitiva. Además, capacite a sus usuarios sobre cómo aplicar correctamente las categorías. De esta manera, su repositorio se mantendrá limpio y eficiente a largo plazo.
“Cuando crea categorías en OpenKM, da contexto a sus documentos, mejora la recuperación y asegura la higiene del repositorio a largo plazo.”
Empiece a organizar con categorías en OpenKM
Ahora que sabe cómo crear categorías en OpenKM, puede empezar a construir una estructura que apoye la colaboración y el control. Como resultado, su equipo pasará menos tiempo buscando y más tiempo generando valor.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
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