Comparar versiones de documentos en OpenKM para rastrear cambios, mejorar precisión y asegurar control total sobre sus documentos. Vea qué tan fácil es.
Comparar versiones de documentos en OpenKM para mejorar precisión, responsabilidad y eficiencia. En organizaciones aceleradas, el versionado juega un rol crítico en rastrear cambios de documentos y mantener control sobre actualizaciones de contenido.
En esta publicación, aprenderá cómo OpenKM hace que la comparación de versiones sea intuitiva, por qué importa y cómo su equipo puede beneficiarse de ella diariamente. Además, destacaremos casos de uso comunes y ventajas prácticas.
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Por qué es importante comparar versiones de documentos
Cuando los equipos colaboran, los documentos evolucionan rápidamente. Se acumulan ediciones, cambian secciones y a veces contenido importante desaparece. Sin un control de versiones adecuado, es difícil saber qué fue cambiado o quién hizo el cambio.
Comparar versiones de documentos en OpenKM le permite monitorear cada modificación con total transparencia. Como resultado, usted reduce riesgos y refuerza la responsabilidad en toda su organización.
Cómo comparar versiones de documentos en OpenKM paso a paso
El proceso de comparación en OpenKM es simple y visual. Primero, seleccione el documento que desea revisar. Luego, haga clic en la pestaña Historial. Verá una lista cronológica de todas las versiones guardadas.
A continuación, elija dos versiones (como 1.0 y 1.1) y haga clic en la opción comparar. El sistema resaltará las diferencias entre ellas. Por ejemplo, el texto eliminado aparece en rojo y el texto agregado en verde. Por lo tanto, se vuelve fácil identificar ediciones de un vistazo.
Puede repetir el proceso para cualquier par de versiones. Por ejemplo, comparar 1.0 con 1.2 le ayuda a entender múltiples cambios a la vez.
Qué obtiene cuando compara versiones de documentos en OpenKM
La función de comparación de versiones de OpenKM brinda ventajas tangibles:
- Control de calidad: identificar cambios no autorizados o incorrectos de inmediato.
- Claridad en la colaboración: ayudar a los miembros del equipo a entender exactamente qué cambió.
- Protección legal: mantener un registro detallado de ediciones para auditorías o disputas.
- Eficiencia de procesos: ahorrar tiempo evitando comparaciones manuales o confusiones.
Además, estas capacidades son especialmente útiles en industrias como legal, finanzas, cumplimiento o cualquier equipo que trabaje con documentos regulados.
Casos de uso para la comparación de versiones de documentos
Supongamos que su equipo legal actualiza un contrato. Al comparar la nueva versión con la anterior, pueden confirmar exactamente qué cláusulas fueron modificadas. De manera similar, en soporte al cliente, los equipos pueden rastrear cambios a acuerdos de nivel de servicio o procedimientos.
Comparar versiones de documentos en OpenKM proporciona visibilidad que a menudo falta en cadenas de correo o ediciones fuera de línea. Por lo tanto, usted obtiene mejor control y menos sorpresas.
Mejorar la gobernanza documental con OpenKM
Con seguimiento de versiones robusto y herramientas de comparación fáciles, OpenKM ayuda a su empresa a gestionar documentos con confianza. No solo puede detectar cambios, también puede restaurar versiones anteriores si es necesario.
En consecuencia, su organización minimiza errores, protege la integridad documental y cumple con estándares de auditoría. Además, fomenta la colaboración al hacer que las diferencias de versión sean claras y accesibles.
Véalo en acción hoy
Solo se necesitan unos clics para comparar versiones de documentos en OpenKM. La interfaz es intuitiva y los resultados son inmediatos. Lo más importante, está diseñada para ahorrarle tiempo y reducir riesgos.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
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