Aprenda cómo crear y gestionar un plan de archivo en OpenKM para organizar registros, definir reglas de retención y aplicar seguridad a series documentales.
Crear un plan de archivo en OpenKM le da a su organización un marco poderoso para controlar cómo se gestionan los documentos a lo largo de su ciclo de vida. Este plan describe cómo categorizar, conservar, asegurar y eliminar registros de acuerdo con reglas de negocio y requisitos de cumplimiento.
En este artículo, lo guiaremos a través del proceso de construir un plan de archivo en OpenKM. Además, explicaremos cómo usar metadatos, nodos, catalogación y automatización para mejorar la gestión de registros y la eficiencia.
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¿Qué es un plan de archivo en OpenKM y por qué debería usarlo?
Un plan de archivo en OpenKM estructura la clasificación y el manejo de documentos. Identifica dónde se almacenan los archivos, cuánto tiempo deben conservarse, quién los gestiona y cuándo archivarlos o eliminarlos. Por lo tanto, esta estrategia le ayuda a rastrear cada documento desde su creación hasta su disposición final.
Además, OpenKM le permite definir esta estructura usando series documentales, grupos de metadatos y capas de control de acceso, lo que lo hace escalable y seguro.
Cómo crear un plan de archivo en OpenKM
Antes de configurar su plan de archivo, comience por identificar todos los tipos de documentos usados en su organización. Por ejemplo, estos pueden incluir reportes, contratos, correos electrónicos o archivos escaneados. Una vez que los haya definido, cree una tabla de clasificación usando nodos y secciones en OpenKM.
Cada serie documental pertenece a una sección, que agrupa registros similares por departamento o función. Además, cada serie incluye metadatos, calendarios de retención y reglas de acceso adaptadas al tipo de contenido. Con esta base, su plan de archivo en OpenKM comienza a tomar forma.
Comprender nodos y series documentales
Una serie documental forma la base de su estructura de archivo. Para cada una, asigne un nombre, un identificador único, tipos de registros relacionados y un grupo de metadatos. OpenKM admite dos tipos de nodos:
- Nodos de serie documental, que contienen documentos reales y metadatos.
- Nodos de herencia, que aplican propiedades compartidas a múltiples nodos hijos automáticamente.
Puede organizar su plan de archivo en OpenKM usando varias acciones:
- Extender: aplicar cambios de propiedades a todas las series hijas.
- Extensión: crear una nueva serie documental bajo una existente.
- Clonar: duplicar una serie y asignarla al mismo nodo padre.
Antes de editar, desbloquee la serie documental para permitir que usuarios autorizados realicen cambios. Esto asegura modificaciones controladas y preserva la consistencia estructural en todo su plan de archivo en OpenKM.
Asignar metadatos y configurar control de acceso
Cada serie documental debe incluir un grupo de metadatos relevante como “Capacitación” o “Archivos de proyecto”. Esto permite a los usuarios ingresar información estructurada durante la creación del documento. Además, OpenKM proporciona un Gestor de Acceso de Seguridad para definir permisos basados en roles, usuarios o incluso valores de metadatos.
Por ejemplo, puede restringir el acceso cuando el metadato sea igual a “Confidencial”. Por otro lado, puede permitir un acceso más amplio si el valor cambia a “Público”. Esto asegura que su plan de archivo en OpenKM se adapte tanto a necesidades de seguridad como a requisitos operativos.
Usar catalogación en su plan de archivo
La catalogación ayuda a organizar sus documentos lógicamente. Puede aplicar tipos de catálogo como “Actividades empresariales” o “Personal” y elegir opciones de visualización como Mostrar código o Mostrar año. Estas señales visuales mejoran la navegación y la clasificación en su plan de archivo en OpenKM.
Además, OpenKM le permite personalizar configuraciones de catálogo por serie, lo que aumenta la consistencia y la usabilidad durante todo el proceso de gestión documental.
Agregar eventos y estado del registro
OpenKM le permite activar acciones específicas al crear documentos. Por ejemplo, puede lanzar un asistente de metadatos para solicitar a los usuarios información clave. También puede asignar un estado como Evidencia para indicar que el registro está finalizado y bloqueado.
Una vez que un documento alcanza este estado, OpenKM bloquea ediciones posteriores automáticamente. Como resultado, mantiene la integridad de los datos y mejora la confiabilidad a largo plazo de su plan de archivo en OpenKM.
Definir retención y disposición final
Cada documento debe seguir una política de ciclo de vida. Supongamos que un archivo permanece en almacenamiento histórico por dos años. Después de ese período, OpenKM puede archivarlo o eliminarlo automáticamente, dependiendo de su configuración.
Esta lógica de retención no solo reduce el trabajo manual, sino que también refuerza el cumplimiento dentro de su plan de archivo en OpenKM.
Ejemplo: crear una serie documental
Suponga que desea crear una serie documental llamada “Documentos del personal”. Primero, haga clic en Tipo nuevo y complete el formulario con el nombre de la serie, código, grupo de metadatos y configuraciones de seguridad. Una vez guardado, aparece en su estructura de clasificación como parte de su plan de archivo en OpenKM.
Luego, haga clic en Extensión para añadir una serie hija. Complete los campos requeridos e indique si la serie está cerrada. Una serie cerrada significa que está siendo editada y no puede usarse hasta que se finalice.
Usar reglas de seguridad basadas en metadatos
En algunos casos, puede necesitar anular las configuraciones de seguridad predeterminadas. Supongamos que un archivo contiene contenido sensible. Puede definir reglas basadas en metadatos que restrinjan el acceso del usuario dinámicamente dentro de su plan de archivo en OpenKM.
Por ejemplo, si el metadato es igual a “Restringido”, el usuario Y no puede acceder al documento. Sin embargo, si cambia a “Interno”, el sistema otorgará acceso automáticamente.
Configurar catalogación predeterminada y solicitudes
Dentro del Gestor de Catálogo, seleccione “Actividades empresariales” y active la opción Mostrar código. Luego, configure OpenKM para solicitar la entrada de metadatos cada vez que alguien suba un documento a esta serie.
Este paso asegura consistencia en el etiquetado de documentos y respalda una mejor capacidad de búsqueda en todo el plan de archivo en OpenKM.
Subir un documento al plan de archivo
Desde el escritorio de OpenKM, elija la serie documental y haga clic en Crear. Suba su archivo y haga clic en Enviar. Luego, haga clic en Metadatos para ingresar la información requerida.
Una vez completado, OpenKM archiva el documento dentro de la serie correcta, aplica las reglas de seguridad adecuadas y lo vincula a los metadatos y configuraciones de catálogo, convirtiéndolo en una parte totalmente integrada de su plan de archivo en OpenKM.
Al construir un plan de archivo en OpenKM, obtiene control total sobre el ciclo de vida de sus documentos. Desde la clasificación y los metadatos hasta la retención y la automatización, esta estructura asegura transparencia, cumplimiento y eficiencia operativa.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
¿Necesita ayuda para implementar su plan de archivo? Contáctenos y permítanos guiarle a través del proceso.
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