Use OpenKM Scan Station para escanear documentos, convertirlos a PDF, renombrar archivos, subirlos al repositorio y agregar metadatos automáticamente.
OpenKM Scan Station es una robusta aplicación de escritorio que simplifica la digitalización de documentos. Permite a los usuarios escanear documentos en papel, convertirlos en archivos PDF, renombrarlos, subirlos al repositorio y asignar metadatos, todo dentro de un flujo de trabajo guiado y fácil de usar.
Este tutorial lo guiará a través de la configuración de perfiles de escaneo, la gestión de la generación de PDF y la carga de contenido en el repositorio. También veremos aplicaciones del mundo real y los beneficios clave de adoptar esta herramienta de escaneo.
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Qué puede hacer con OpenKM Scan Station
Esta potente aplicación unifica múltiples pasos, escaneo, conversión, renombrado y carga, en un solo flujo de trabajo. Elimina la necesidad de herramientas separadas y agiliza todo el proceso de captura, especialmente en entornos de alto volumen.
Departamentos como legal, RR. HH. y salud dependen en gran medida de este tipo de funcionalidad para procesar registros físicos de forma rápida y segura.
Características clave de la herramienta de escaneo de OpenKM
- Perfiles reutilizables: cree flujos de trabajo con acciones predefinidas.
- Conversión automática a PDF: genere documentos por número de páginas o reglas lógicas.
- Etiquetado con metadatos: agregue información estructurada en el momento adecuado.
- Carga directa al repositorio: envíe contenido al repositorio de OpenKM sin cambiar de herramienta.
- Compatibilidad con escáneres: admite controladores TWAIN y WIA.
Cuándo usar OpenKM Scan Station en su flujo de trabajo
Utilice OpenKM Scan Station cada vez que necesite convertir archivos en papel en documentos digitales con estructura y capacidad de búsqueda. Por ejemplo:
- Los departamentos de RR. HH. pueden escanear registros de empleados y asignar etiquetas personalizadas.
- Los bufetes de abogados pueden archivar expedientes y pruebas con indexación adecuada.
- Los equipos financieros pueden gestionar facturas y recibos en un formato rastreable.
Cómo configurar y usar la estación de manera eficaz
Comience verificando la conexión con su servidor. Luego cree un perfil de escaneo, nombrándolo según el tipo de documento, como “Facturas”. Puede habilitar o deshabilitar pasos del flujo de trabajo como la creación de PDF, el renombrado y la entrada de metadatos.
Seleccione su escáner y decida si usará configuraciones predefinidas o la interfaz de usuario del dispositivo. La estación le pedirá que complete los campos de metadatos ya sea durante la conversión o antes de la carga.
Una vez que todo esté escaneado y confirmado, el documento se renombrará, guardará y cargará en la carpeta correspondiente de OpenKM. Esto garantiza consistencia y disponibilidad inmediata en su repositorio.
Por qué OpenKM Scan Station ayuda a su equipo a trabajar de forma más inteligente
Esta solución mejora la precisión, ahorra tiempo e incrementa la eficiencia operativa. Al reducir tareas repetitivas y consolidar el proceso de captura, su equipo puede enfocarse en actividades de mayor valor mientras mantiene los documentos bajo control.
Si desea explorar más funciones de OpenKM más allá de la captura de documentos, visite: Sistema de Gestión Documental OpenKM.
¿Necesita ayuda para configurar OpenKM Scan Station? Contáctenos hoy mismo. Le ayudaremos a construir un proceso confiable y escalable de digitalización documental.
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