Editar documentos en OpenKM usando edición en línea, Life Edit, metadatos, complementos de Microsoft y estampado con control total de versiones.
Editar Documentos en OpenKM con herramientas potentes que admiten colaboración, control de versiones y seguimiento completo del ciclo de vida del documento. Desde la coedición en vivo hasta la edición local con Microsoft Word, OpenKM ofrece múltiples modos de edición adaptados a su flujo de trabajo.
Este tutorial lo guía a través de todas las opciones de edición disponibles. Aprenderá cómo gestionar versiones, aplicar metadatos, usar aplicaciones externas e incluso estampar archivos PDF. Como resultado, obtendrá control total sobre cómo evolucionan los documentos en su repositorio.
(Este contenido está directamente relacionado con el video que acaba de ver)
Cómo Editar Documentos en OpenKM Usando Plantillas
Una forma de comenzar a editar en OpenKM es creando un nuevo documento a partir de una plantilla. Simplemente haga clic en el botón “Crear desde plantilla”, elija su modelo, defina la carpeta de destino y, opcionalmente, renombre el archivo. OpenKM generará el nuevo documento automáticamente en la ubicación seleccionada.
Modo de Edición Colaborativa en Línea
Al abrir el documento en modo de edición, OpenKM lanza su Editor en Línea. Aquí, múltiples usuarios pueden editar simultáneamente. Por ejemplo, tanto el Administrador como el Gerente pueden editar el mismo archivo al mismo tiempo. Una vez que se guardan los cambios, se crea una nueva versión. Esta función colaborativa facilita editar documentos en OpenKM en tiempo real.
Edición de Metadatos y Control de Versiones
Además de modificar contenido, también puede actualizar metadatos. Para hacer esto, seleccione un grupo de metadatos e ingrese valores. Cada cambio crea automáticamente una nueva versión del archivo. Adicionalmente, cuando compare versiones más adelante, OpenKM resalta claramente tanto las diferencias de contenido como de metadatos.
Cómo Editar Documentos en OpenKM Usando Life Edit
OpenKM también incluye Life Edit, una función que permite a los usuarios editar archivos localmente. Para habilitarla, desactive la opción de edición en línea. El sistema detecta el tipo de archivo y lo abre en la aplicación apropiada—como Microsoft Word—en su dispositivo. Como solo un usuario puede acceder a la vez, Life Edit ayuda a prevenir conflictos de versiones.
Complementos de Microsoft Office para Editar Documentos
OpenKM ofrece complementos de Microsoft para Word, Excel y más. Estos se integran directamente en la cinta de opciones de Microsoft Office. Por ejemplo, una vez que abra Word, puede usar la pestaña de OpenKM para subir o editar documentos. Incluso puede asignar grupos de metadatos y añadir notas durante el proceso.
Subida y Edición vía Complemento
Primero, guarde el documento localmente y use la opción “Subir” en la pestaña de OpenKM. Luego, asigne una carpeta y metadatos opcionales. Si vuelve a abrir el archivo usando el complemento, puede aplicar cambios y hacer clic en “Check-in” para confirmar una nueva versión. Esta integración ofrece otra forma flexible de editar documentos en OpenKM.
Estampado de Documentos en OpenKM
OpenKM también incluye una función de estampado. Los usuarios eligen un sello de una lista, previsualizan el efecto y lo aplican al archivo. El sistema guarda una nueva versión PDF, asegurando que el original permanezca intacto. Además, diferentes usuarios pueden aplicar diferentes sellos al mismo archivo si es necesario.
“Editar Documentos en OpenKM a su manera—desde colaboración en línea hasta edición local, actualizaciones de metadatos o estampado en PDF—sin perder el control.”
Domine la Edición de Documentos con OpenKM
Ya sea que prefiera herramientas en línea, aplicaciones externas o ediciones impulsadas por metadatos, editar documentos en OpenKM se adapta a su flujo de trabajo. Con control de versiones, notas y registros de auditoría integrados, su equipo se mantiene productivo mientras preserva cada cambio.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
¿Necesita ayuda para implementar su plan de archivo? Contáctenos.
Conozca más tutoriales
- Cómo integrar OpenKM con SharePoint
- Cómo integrar OpenKM con Moodle
- Cómo crear una carpeta en OpenKM
- Cómo añadir palabras clave y metadatos en OpenKM
- Cómo usar el servicio de suscripción en OpenKM
- Cómo usar OpenKM Scan Station
- Cómo automatizar reportes con OpenKM
- Cómo crear un plan de archivo en OpenKM
- Cómo comparar versiones de documentos en OpenKM
- Cómo utilizar el módulo de peticiones y consultas
- Cómo usar el cliente de firma electrónica de OpenKM
- Cómo usar el token de descarga de OpenKM
- Cómo usar el Hot Folder de OpenKM
- Cómo subir carpetas y documentos en OpenKM
- Cómo usar OpenKM Live Edit
- Cómo realizar acciones masivas en OpenKM
- Cómo usar el módulo EDX en OpenKM
- Cómo usar el complemento de OpenKM para Outlook
- Cómo usar el complemento de OpenKM para Microsoft Access
- Cómo usar el complemento de OpenKM para Microsoft Project
- Cómo estampar documentos en OpenKM
- Cómo usar la interfaz móvil de OpenKM
- Cómo usar la impresora virtual OKM
- Cómo usar la integración de ChatGPT con OpenKM
- Cómo utilizar el previsualizador de AutoCAD en OpenKM
- Cómo gestionar y archivar correos electrónicos con OpenKM
- Cómo importar correos electrónicos en OpenKM
- Cómo usar el módulo de firma remota en OpenKM
- Cómo utilizar los informes en OpenKM
- Cómo usar las automatizaciones en OpenKM
- Cómo crear categorías en OpenKM
- Cómo usar los flujos de trabajo en OpenKM
- Cómo usar relaciones entre documentos en OpenKM
