Las relaciones entre documentos en OpenKM permiten a los usuarios vincular archivos de forma significativa, facilitando la navegación entre documentos que comparten una conexión lógica o empresarial. Ya sea una factura vinculada a un presupuesto o una relación padre-hijo entre versiones de proyecto, OpenKM proporciona una estructura clara e interactiva para su ecosistema documental.
Comprender y gestionar estas conexiones reduce el tiempo de búsqueda y mejora la trazabilidad. En este tutorial, le mostraremos cómo crear, visualizar y usar relaciones entre documentos en OpenKM de manera eficiente dentro de flujos de trabajo reales.
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¿Qué son las relaciones entre documentos en OpenKM?
Las relaciones entre documentos en OpenKM le permiten establecer vínculos estructurados entre archivos, ya sea de forma jerárquica o no jerárquica. Como resultado, usted crea redes significativas que reflejan la lógica empresarial y las dependencias de los procesos.
Cómo configurar relaciones en OpenKM
El panel de administración contiene herramientas para definir tipos de relación personalizados. Por ejemplo, puede configurar etiquetas como “referencia” o “proviene de”. Además, el Knowledge Center proporciona documentación completa para configuraciones avanzadas. Por lo tanto, los administradores pueden adaptar estas relaciones a las necesidades organizacionales.
Visualización de documentos vinculados en OpenKM
Dentro de la carpeta de demostración “Relationships”, encontrará ejemplos estructurados: presupuestos, facturas y facturas de proveedor. Estos contienen archivos conectados por tipos de relación predefinidos. Además, OpenKM marca visualmente los documentos relacionados con un icono, lo que mejora la velocidad de navegación y refuerza el papel de las relaciones entre documentos en OpenKM en el uso diario.
Navegue fácilmente a través de las relaciones en OpenKM
Cuando abra un archivo con relaciones, diríjase a la pestaña “Relaciones”. Aquí, OpenKM muestra la dirección y el tipo de conexión. Si hace clic en el archivo vinculado, el sistema lo lleva directamente a su carpeta. Como resultado, los usuarios pueden acceder rápidamente a los archivos utilizando el mapeo de relaciones de OpenKM.
Ejemplos de tipos de vinculación de documentos
- No jerárquica: Un contrato vinculado a imágenes o archivos multimedia de soporte.
- Padre-hijo: Una especificación de proyecto (padre) vinculada a múltiples revisiones o informes (hijos).
Estos ejemplos demuestran cómo las relaciones entre documentos en OpenKM reflejan la lógica operativa real.
Por qué las vinculaciones de documentos son importantes en OpenKM
Las relaciones de archivos aumentan la productividad y reducen errores. Por ejemplo, los usuarios pueden saltar entre documentos conectados sin memorizar rutas. Además, las actualizaciones de metadatos pueden realizarse con mayor precisión cuando los archivos están vinculados lógicamente. Esta es una de las mayores ventajas de utilizar relaciones en OpenKM en entornos estructurados.
Beneficios clave de las asociaciones de archivos en OpenKM
- Simplifican auditorías y revisiones de cumplimiento
- Reducen la redundancia y las búsquedas manuales
- Activan disparadores de automatización de flujos de trabajo
- Mejoran la colaboración entre departamentos
En conjunto, estas ventajas hacen que la gestión de documentos vinculados sea una función clave de la plataforma OpenKM.
“Las relaciones entre documentos en OpenKM brindan a los usuarios el poder de conectar archivos de forma lógica, aumentando el control y reduciendo el tiempo de navegación.”
Comience a usar relaciones entre documentos en OpenKM
Ahora que ha visto cómo funcionan las relaciones entre documentos en OpenKM, comience a aplicarlas en su propio repositorio. Además, reducirá la confusión del usuario y optimizará su estructura documental tanto en equipos pequeños como grandes.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
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