Las automatizaciones en OpenKM simplifican tareas como añadir palabras clave, categorías o metadatos mediante reglas basadas en eventos y asistentes de varios pasos.
Las automatizaciones en OpenKM ayudan a reducir tareas manuales al activar acciones específicas cuando se cumplen condiciones predefinidas. Ya sea que su objetivo sea insertar una palabra clave, asignar una categoría o lanzar un asistente, estas automatizaciones optimizan los flujos de documentos y mejoran la precisión.
Esta guía lo guía a través de ejemplos prácticos sobre cómo usar automatizaciones dentro de OpenKM. Aprenderá a configurarlas para cumplir con los requisitos de su negocio, reducir repeticiones y asegurar consistencia en todo su repositorio.
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¿Qué son las automatizaciones en OpenKM?
Las automatizaciones funcionan en base a dos elementos: validación y acción. El sistema evalúa si se cumple la condición de validación. Si se cumple, ejecuta la acción asignada de inmediato. Como resultado, se elimina la necesidad de intervención manual en tareas repetitivas. Además, esto asegura tiempos de respuesta más rápidos y menos errores humanos.
Automatizaciones de una sola acción en OpenKM
Veamos “Añadir categoría por evento” y “Añadir palabra clave por evento.” Ambos son ejemplos básicos de automatizaciones en OpenKM. En cada caso, cuando un archivo aparece en una carpeta específica, OpenKM añade una categoría o una palabra clave como “Marketing” u “OpenKM” automáticamente. En consecuencia, el sistema clasifica los documentos correctamente sin intervención del usuario.
Automatizaciones de múltiples acciones con asistentes
Los asistentes gestionan automatizaciones complejas. Por ejemplo, cuando un archivo llega a una carpeta designada, OpenKM activa un asistente que solicita al usuario insertar una palabra clave, asignar al menos una categoría y completar un grupo de metadatos. Además, esto permite que el sistema se adapte a escenarios que requieren varios pasos.
Cómo crear automatizaciones en OpenKM
Los administradores acceden a la configuración de Automatización desde el panel de Administración. Desde allí, definen condiciones de validación y asignan las acciones correspondientes. Además, la documentación de OpenKM ofrece orientación detallada y ejemplos prácticos de código para ayudar a configurar estas reglas de forma efectiva.
Explorar y probar automatizaciones preconfiguradas
Puede explorar ejemplos de automatizaciones en OpenKM mediante el entorno de demostración. Estos incluyen casos reales que muestran cómo las automatizaciones mejoran la consistencia documental. Por ejemplo, intente subir un archivo a una ruta de prueba y vea cómo OpenKM aplica metadatos o categoriza el archivo al instante. Como resultado, entenderá cómo se comportan estas reglas en la práctica.
Interacción del usuario con automatizaciones basadas en asistentes
Supongamos que un archivo activa un asistente después de subirse. OpenKM muestra un mensaje que solicita información, como añadir una fecha de vencimiento, asignar categorías o completar metadatos. Los usuarios pueden proporcionar esta información de inmediato o posponerla. Además, el asistente asegura que no quede ningún campo obligatorio sin completar.
Beneficios de usar las automatizaciones en OpenKM
Al usar las automatizaciones en OpenKM, su organización reduce errores, aumenta la productividad y asegura el cumplimiento. Estas reglas aplican buenas prácticas de forma automática, mientras que el asistente proporciona una interfaz amigable para la entrada estructurada de datos. A su vez, esto mejora la calidad de los datos en todo el sistema.
“Las automatizaciones en OpenKM permiten a los equipos enfocarse en tareas significativas, mientras el sistema se encarga de los procesos rutinarios en segundo plano.”
Cómo sacar el máximo provecho de las automatizaciones en OpenKM
Desde disparadores básicos hasta procesos avanzados de varios pasos, las automatizaciones en OpenKM se adaptan a sus necesidades. Con el tiempo, ayudan a crear flujos de trabajo escalables y eficientes que evolucionan con su negocio. Por lo tanto, invertir en automatización conduce a una mejor asignación de recursos y mayor agilidad operativa.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
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