El módulo de firma remota en OpenKM permite a los usuarios firmar documentos por correo electrónico o móvil con trazabilidad completa y confirmación segura en tiempo real.
El módulo de firma remota en OpenKM facilita el envío de documentos para firma, el seguimiento de su estado y la recepción de confirmación segura en tiempo real. Ya sea trabajando en escritorio o móvil, los usuarios pueden firmar archivos al instante con seguimiento completo de auditoría y soporte de metadatos.
OpenKM permite a las organizaciones gestionar procesos de firma de documentos de forma remota. Esto no solo reduce el papeleo, sino que también aumenta la eficiencia y el control. En este tutorial, aprenderá cómo configurar el módulo, enviar solicitudes de firma y verificar cada paso en el ciclo de vida de la firma.
(Este contenido está directamente relacionado con el video que acaba de ver)
Cómo funciona el módulo de firma remota en OpenKM
Comience seleccionando uno o más documentos. Luego, asigne el módulo de firma remota en OpenKM añadiendo el grupo de metadatos relacionado. Ingrese la dirección de correo electrónico de la persona que necesita firmar. Después de eso, OpenKM envía automáticamente una notificación por correo.
Configurar opciones de firma y frecuencia de notificación
Puede definir la ubicación de la firma dentro del documento y el idioma de la interfaz. Además, puede enviar la notificación de inmediato o programarla para enviarse cada 5 o 10 minutos. Esta flexibilidad es útil para coordinar con firmantes en diferentes zonas horarias.
Lo que el firmante ve por correo electrónico
Cuando el destinatario recibe la notificación, puede previsualizar el documento antes de firmar. En la esquina superior derecha de la pantalla, el botón “Firmar” le permite confirmar su firma manuscrita. Una vez firmada, la versión actualizada aparece inmediatamente, confirmando el envío exitoso.
Verificar los detalles de la firma en OpenKM
De vuelta en OpenKM, el grupo de metadatos ahora muestra la fecha y hora en que se envió la notificación, la marca de tiempo de la firma e incluso la dirección IP del dispositivo utilizado para firmar. Este nivel de detalle asegura trazabilidad completa y cumplimiento legal.
Usar el módulo de firma remota en dispositivos móviles
El módulo de firma remota en OpenKM está completamente optimizado para móviles. Después de asignar el grupo de metadatos y enviar la solicitud, el firmante recibe un correo con un enlace. Desde un smartphone o tablet, puede previsualizar el archivo y tocar el botón “Firmar” para continuar.
Insertar una firma manuscrita
El módulo muestra un área de entrada de firma donde los usuarios pueden dibujar su firma manuscrita. Tras el envío, la versión firmada aparece con todos los elementos visuales intactos. Como resultado, el proceso imita una firma física, pero con velocidad y control digital.
Seguridad mejorada y opciones adicionales
Aunque este video demuestra la configuración estándar, el módulo de firma remota en OpenKM admite configuraciones avanzadas. Por ejemplo, los administradores pueden habilitar PINs de autenticación o usar certificados electrónicos basados en servidor para aumentar la seguridad de validación.
“Con el módulo de firma remota de OpenKM, puede agilizar aprobaciones documentales, reducir tiempos de respuesta y mejorar la trazabilidad de las firmas.”
Por qué usar el módulo de firma remota en OpenKM
Este módulo admite firmas rápidas, confiables y legalmente válidas sin requerir interacciones presenciales. Permite a las organizaciones mantener el control mientras habilitan la colaboración remota. Además, toda la actividad se registra y es auditable dentro de OpenKM.
La capacidad de usar el módulo de firma remota en OpenKM transforma sus flujos documentales, ya sea para contratos, aprobaciones o validaciones internas, haciendo el proceso más rápido, inteligente y seguro.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
¿Necesita ayuda para implementar su plan de archivo? Contáctenos y permítanos guiarle a través del proceso.
Conozca más tutoriales
- Cómo integrar OpenKM con SharePoint
- Cómo integrar OpenKM con Moodle
- Cómo crear una carpeta en OpenKM
- Cómo añadir palabras clave y metadatos en OpenKM
- Cómo usar el servicio de suscripción en OpenKM
- Cómo usar OpenKM Scan Station
- Cómo automatizar reportes con OpenKM
- Cómo crear un plan de archivo en OpenKM
- Cómo comparar versiones de documentos en OpenKM
- Cómo utilizar el módulo de peticiones y consultas
- Cómo usar el cliente de firma electrónica de OpenKM
- Cómo usar el token de descarga de OpenKM
- Cómo usar el Hot Folder de OpenKM
- Cómo subir carpetas y documentos en OpenKM
- Cómo usar OpenKM Live Edit
- Cómo realizar acciones masivas en OpenKM
- Cómo usar el módulo EDX en OpenKM
- Cómo usar el complemento de OpenKM para Outlook
- Cómo usar el complemento de OpenKM para Microsoft Access
- Cómo usar el complemento de OpenKM para Microsoft Project
- Cómo estampar documentos en OpenKM
- Cómo usar la interfaz móvil de OpenKM
- Cómo usar la impresora virtual OKM
- Cómo usar la integración de ChatGPT con OpenKM
- Cómo utilizar el previsualizador de AutoCAD en OpenKM
- Cómo gestionar y archivar correos electrónicos con OpenKM
- Cómo importar correos electrónicos en OpenKM
- Cómo utilizar los informes en OpenKM
- Cómo usar las automatizaciones en OpenKM
- Cómo crear categorías en OpenKM
- Cómo usar los flujos de trabajo en OpenKM
- Cómo usar relaciones entre documentos en OpenKM
- Cómo editar documentos en OpenKM
