Cómo importar correos electrónicos en OpenKM fácilmente usando filtros y automatización para almacenar mensajes por fecha y mantener organizados sus registros de comunicación.
Importar correos electrónicos en OpenKM garantiza que sus comunicaciones digitales estén archivadas, categorizadas y accesibles en todo momento. Esta función le permite conectar cuentas externas, definir rutas de almacenamiento y automatizar los procesos de importación, todo sin salir de la interfaz de OpenKM.
Gestionar grandes volúmenes de correos electrónicos de forma manual es ineficiente y propenso a errores. Afortunadamente, OpenKM proporciona un sistema automatizado basado en reglas que importa mensajes directamente desde cuentas de correo configuradas. Como resultado, su organización se beneficia de una mejor trazabilidad, centralización y control.
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Cómo importar correos electrónicos en OpenKM desde cuentas externas
Para comenzar, vaya a la sección Cuentas de Correo en OpenKM. Luego, haga clic en el botón Agregar y complete el formulario con sus credenciales del servidor. En este formulario debe ingresar el nombre de la carpeta de su proveedor de correo que contiene los mensajes que desea importar en OpenKM.
Verificar y guardar la configuración de la cuenta de correo
Después de ingresar los datos, active la cuenta y haga clic en Verificar. Si la conexión es exitosa, guarde la configuración. OpenKM mostrará la cuenta junto con opciones para editarla o eliminarla cuando lo necesite. Este proceso es esencial para importar correos electrónicos en OpenKM de manera exitosa.
Crear filtros para organizar los correos importados en OpenKM
Los filtros controlan dónde se almacenan los correos electrónicos importados. Haga clic en Agregar, luego en Editar, y seleccione una carpeta dentro de OpenKM. Adicionalmente, active la opción de agrupación para estructurar los mensajes por año, mes y día. Esta configuración mejora la navegación y asegura consistencia en las importaciones.
Importar correos electrónicos en OpenKM de forma manual o masiva
Dentro de la pestaña Mensajes, seleccione los correos electrónicos que desea traer. Haga clic en Importar y aparecerá una confirmación. OpenKM almacena los mensajes usando la estructura y las reglas que usted ha definido. Además, puede realizar esta acción con un solo clic, ahorrando tiempo valioso. Ya sea de forma manual o en bloque, es fácil importar correos electrónicos en OpenKM.
Activar la importación automática de correos cada 30 minutos
Para mejorar aún más la eficiencia, active las importaciones automáticas. OpenKM revisa las cuentas conectadas cada 30 minutos e importa nuevos mensajes basándose en sus reglas de filtro. En consecuencia, su equipo siempre trabaja con correspondencia actualizada importada directamente al repositorio de OpenKM.
Cómo previsualizar y acceder a correos importados en OpenKM
Abra el Explorador de Documentos y navegue hasta la carpeta configurada (por ejemplo, “Notificaciones”). OpenKM crea una taxonomía por fecha automáticamente. Al hacer clic en cualquier entrada, podrá previsualizar el contenido y revisar el formato original del mensaje. Esta función mejora la visibilidad y demuestra por qué es importante importar correos electrónicos en OpenKM.
“Cuando importa correos electrónicos en OpenKM, su organización obtiene acceso inmediato a un archivo estructurado y confiable de comunicaciones críticas.”
Por qué debería importar correos electrónicos en OpenKM
El archivado de correos juega un papel crucial en el cumplimiento normativo y la productividad. Como OpenKM automatiza esta tarea, su equipo evita errores, ahorra tiempo y mantiene un mejor control sobre la información sensible. Además, los archivos buscables ayudan con auditorías y flujos de trabajo internos.
La capacidad de importar correos electrónicos en OpenKM le da a su organización registros de comunicación centralizados y organizados. Ya sea que gestione respuestas de clientes, actualizaciones de proyectos o casos de soporte, cada correo se almacena de forma segura y se puede recuperar al instante.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
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