Cómo gestionar y archivar correos electrónicos con OpenKM le permite organizar, proteger y buscar mensajes desde múltiples cuentas de forma centralizada y eficiente.
Esta funcionalidad asegura que su organización mantenga registros de comunicación seguros, buscables y trazables. En este tutorial, descubrirá cómo automatizar la importación de correos, aplicar metadatos y organizar su bandeja de entrada utilizando filtros, carpetas y herramientas de integración.
(Este contenido está directamente relacionado con el video que acaba de ver)
Cómo gestionar y archivar correos electrónicos con OpenKM desde carpetas configuradas
Comience creando carpetas en OpenKM, como “Importar” y “Notificaciones”, que servirán como destino para los correos entrantes. Una vez configurado, el sistema importa los mensajes automáticamente y los organiza por año, mes y día. Este enfoque estructurado asegura trazabilidad y facilita localizar cualquier mensaje más adelante.
Ver correos y organizar el archivo en OpenKM
Al seleccionar un correo archivado, puede acceder a información detallada, incluido el formato original. Puede previsualizar el contenido sin necesidad de descarga, lo que agiliza la verificación. Además, OpenKM conserva metadatos como remitente, asunto y fecha, fundamentales para auditorías y seguimiento del historial de comunicación.
Herramientas avanzadas de búsqueda para gestionar y archivar correos electrónicos con OpenKM
OpenKM incluye un espacio dedicado para la gestión avanzada de correos. Aquí puede realizar búsquedas utilizando múltiples filtros simultáneamente. Por ejemplo, buscar por remitente, asunto, presencia de archivos adjuntos o limitar la cantidad de resultados mostrados. Como resultado, su equipo evita la sobrecarga de información y encuentra mensajes relevantes rápidamente.
Configurar cuentas para archivado de correos en OpenKM
Agregar cuentas de correo es sencillo. Vaya al menú de Cuentas de Correo y complete el formulario con las credenciales del servidor. Puede gestionar varias cuentas al mismo tiempo, cada una con sus propios filtros. Estos filtros definen cómo se categorizan los correos, por remitente, carpeta, palabras clave o reglas específicas que usted cree.
Cómo gestionar y archivar correos electrónicos con OpenKM mediante importación manual y masiva
Puede importar correos manualmente si lo necesita, ya sea de forma individual o en bloque. Esta flexibilidad es especialmente útil al migrar buzones antiguos. Los mensajes importados se indexan automáticamente y siguen la estructura de carpetas configurada anteriormente, lo que facilita gestionar y archivar correos electrónicos con OpenKM a lo largo del tiempo.
Usar Outlook para gestionar y archivar correos electrónicos con OpenKM
OpenKM también ofrece un complemento para Microsoft Outlook. Una vez instalado, simplemente verifique la conexión con OpenKM. Luego, seleccione uno o varios correos y haga clic en “Importar”. Una ventana emergente le permitirá navegar por el Gestor Documental, elegir la carpeta de destino y subir los mensajes directamente desde Outlook.
Agregar metadatos al archivar correos electrónicos con OpenKM
Durante la importación, puede asignar campos de metadatos como departamento, prioridad o código de proyecto. Esta capa adicional de clasificación mejora la capacidad de búsqueda y los reportes. Además, apoya el cumplimiento normativo al aplicar consistencia en el almacenamiento de información.
“Con OpenKM, gestionar y archivar correos electrónicos se convierte en un flujo de trabajo automatizado, estructurado y seguro que mejora la productividad y el cumplimiento.”
Por qué debe gestionar y archivar correos electrónicos con OpenKM
Las organizaciones que implementan una estrategia sólida de archivado de correos reducen riesgos legales, mejoran la trazabilidad y optimizan la colaboración. OpenKM le ayuda a eliminar silos de correo, reducir errores humanos y centralizar las comunicaciones en un solo sistema seguro.
La capacidad de gestionar y archivar correos electrónicos con OpenKM brinda a su empresa el control necesario sobre información sensible. Ya sea que maneje consultas legales, comunicaciones con clientes o reportes internos, OpenKM asegura que todo esté organizado y recuperable cuando se necesite.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
¿Necesita ayuda para implementar su plan de archivo? Contáctenos y permítanos guiarle a través del proceso.
Conozca más tutoriales
- Cómo integrar OpenKM con SharePoint
- Cómo integrar OpenKM con Moodle
- Cómo crear una carpeta en OpenKM
- Cómo añadir palabras clave y metadatos en OpenKM
- Cómo usar el servicio de suscripción en OpenKM
- Cómo usar OpenKM Scan Station
- Cómo automatizar reportes con OpenKM
- Cómo crear un plan de archivo en OpenKM
- Cómo comparar versiones de documentos en OpenKM
- Cómo utilizar el módulo de peticiones y consultas
- Cómo usar el cliente de firma electrónica de OpenKM
- Cómo usar el token de descarga de OpenKM
- Cómo usar el Hot Folder de OpenKM
- Cómo subir carpetas y documentos en OpenKM
- Cómo usar OpenKM Live Edit
- Cómo realizar acciones masivas en OpenKM
- Cómo usar el módulo EDX en OpenKM
- Cómo usar el complemento de OpenKM para Outlook
- Cómo usar el complemento de OpenKM para Microsoft Access
- Cómo usar el complemento de OpenKM para Microsoft Project
- Cómo estampar documentos en OpenKM
- Cómo usar la interfaz móvil de OpenKM
- Cómo usar la impresora virtual OKM
- Cómo usar la integración de ChatGPT con OpenKM
- Cómo utilizar el previsualizador de AutoCAD en OpenKM
- Cómo importar correos electrónicos en OpenKM
- Cómo usar el módulo de firma remota en OpenKM
- Cómo utilizar los informes en OpenKM
- Cómo usar las automatizaciones en OpenKM
- Cómo crear categorías en OpenKM
- Cómo usar los flujos de trabajo en OpenKM
- Cómo usar relaciones entre documentos en OpenKM
- Cómo editar documentos en OpenKM
