Aprenda a subir y actualizar archivos con el complemento de OpenKM para Microsoft Project con control de versiones y compatibilidad con metadatos.
El complemento de OpenKM para Microsoft Project permite a los gerentes de proyectos subir y actualizar archivos .MPP directamente en el repositorio de OpenKM. Esta integración fluida simplifica la documentación y garantiza un control de versiones seguro y etiquetado de metadatos para archivos de proyectos.
En este tutorial, le mostraremos cómo subir un archivo de Microsoft Project, editarlo y gestionar el control de versiones usando las herramientas de integración de proyectos de OpenKM. Además, exploraremos consejos prácticos para mejorar su proceso de documentación.
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Subir un archivo de Microsoft Project a OpenKM
Comience abriendo su proyecto en Microsoft Project. Asegúrese de que la conexión con el servidor de OpenKM esté configurada correctamente. Luego, guarde su archivo y acceda a la pestaña de OpenKM en la parte superior de la interfaz.
Haga clic en el botón Subir para abrir el cuadro de diálogo de carga. Seleccione su carpeta de destino en el repositorio de OpenKM. El sistema le pedirá que ingrese metadatos, lo que mejora la indexación y capacidad de búsqueda posteriormente. Después de completar los metadatos, confirme la carga.
A continuación, cambie a la interfaz de OpenKM y actualice la carpeta. Verá el archivo del proyecto listado como versión 1.1. Esto confirma que el complemento de OpenKM para Microsoft Project almacenó su documento correctamente con metadatos y seguimiento de versiones.
Editar y actualizar el archivo usando el complemento
Si necesita actualizar el documento, primero cierre el archivo activo en Project. Luego, abra una nueva instancia y regrese a la pestaña de OpenKM. Haga clic en Editar para recuperar y volver a abrir el archivo desde el repositorio.
Después de realizar los cambios, como ajustar cronogramas o recursos, guarde el archivo. Luego, vuelva a la pestaña de OpenKM y haga clic en Confirmar cambios. El sistema le pedirá un comentario de versión. Ingrese una nota breve describiendo la actualización y continúe.
Cuando vuelva a visitar la interfaz de OpenKM y actualice, encontrará que el archivo ha sido actualizado a la versión 1.2. Como resultado, el repositorio mantiene un historial completo de versiones de los cambios realizados al documento mediante el complemento de OpenKM para Microsoft Project.
Mejores prácticas para el complemento de OpenKM
Para aprovechar al máximo el complemento de OpenKM para Microsoft Project, es importante seguir algunas mejores prácticas:
- Siempre ingrese metadatos – mejora la clasificación y recuperación futura.
- Use comentarios de versión significativos – brindan contexto valioso a su equipo.
- Trabaje desde la versión del repositorio – evite duplicados locales y garantice la coherencia de los datos.
Además, use el complemento regularmente para mantener un historial de versiones coherente para todos sus archivos de Microsoft Project dentro de OpenKM.
Casos de uso para equipos de Microsoft Project
Los equipos usan el complemento de OpenKM para Microsoft Project para almacenar y rastrear cronogramas de proyectos, actualizar documentos de planificación y compartir versiones clave entre departamentos. Por ejemplo, el complemento es ideal para gestionar proyectos multifásicos que requieren responsabilidad documental en cada etapa.
Además, la integración garantiza que cada cambio sea rastreable y que los documentos permanezcan centralizados, seguros y fáciles de auditar.
Por qué usar el complemento de OpenKM para Microsoft Project
El complemento de OpenKM para Microsoft Project ayuda a los equipos a gestionar archivos de proyectos de manera eficiente. Puede subir, editar y versionar sus documentos .MPP sin salir de su aplicación. Por lo tanto, gana velocidad, precisión y control en su flujo documental.
Al seguir las mejores prácticas y usar los metadatos de forma inteligente, se asegura de que cada actualización esté documentada y sea recuperable, mejorando la colaboración y la responsabilidad en todo su equipo.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
¿Necesita ayuda para implementar su plan de archivo? Contáctenos y permítanos guiarle a través del proceso.
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