Aprenda a usar las acciones masivas en OpenKM para mover, copiar, eliminar y gestionar metadatos, palabras clave y categorías en múltiples documentos.
Las acciones masivas en OpenKM permiten a los usuarios gestionar documentos y carpetas de manera eficiente. Esta función le permite ejecutar operaciones como mover, copiar, eliminar o asignar metadatos a múltiples elementos simultáneamente.
En este tutorial, exploraremos cómo usar las acciones masivas en OpenKM paso a paso. Además, destacaremos casos de uso prácticos para gestionar grandes volúmenes de archivos en varias carpetas.
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Seleccionar elementos para acciones masivas en OpenKM
Primero, elija varios nodos dentro de la interfaz de OpenKM. Luego, haga clic en el botón de Acciones masivas. Como resultado, los documentos o carpetas seleccionados se agregarán a una lista centralizada, lista para procesarse.
Puede seguir agregando elementos desde diferentes ubicaciones. Esta flexibilidad le permite operar en varios directorios a la vez.
Qué puede hacer con las acciones masivas
El menú de Acciones masivas en OpenKM ofrece opciones como mover, copiar, eliminar, bloquear y desbloquear. Estas acciones se aplican a cada elemento seleccionado, ahorrando tiempo y reduciendo pasos repetitivos.
Además, puede gestionar palabras clave, categorías y grupos de metadatos en bloque. Este enfoque unificado mejora la consistencia en su sistema de documentación.
Cómo mover archivos usando acciones masivas
Seleccione los archivos que desea mover y elija la carpeta de destino. Luego, inicie el traslado. Una vez completado, OpenKM actualiza la ruta para cada documento automáticamente.
Después, actualice su vista. Verá que todos los documentos ahora residen en el directorio de destino, confirmando una transferencia exitosa.
Aplicar palabras clave a múltiples documentos
Las acciones masivas en OpenKM también le permiten asignar palabras clave a muchos archivos a la vez. Comience seleccionando los documentos, luego elija “Agregar palabra clave”, ingrese su término y aplique la acción.
Para confirmar, abra uno de los archivos actualizados y vea la pestaña Propiedades. Verá que la palabra clave se ha agregado correctamente.
Usar categorías con acciones masivas
También puede asignar categorías a grupos de documentos. Por ejemplo, seleccione varios informes, elija una categoría como “Finanzas” y ejecute la actualización masiva.
Como resultado, todos los documentos seleccionados se categorizarán de manera uniforme, lo que mejora la recuperación y el filtrado más adelante.
Agregar grupos de metadatos a documentos
Para aplicar metadatos, elija un grupo de metadatos, complete los valores requeridos y confirme la operación. Los metadatos se adjuntarán a todos los documentos seleccionados.
Una vez completado, revise la pestaña Metadatos en cualquiera de los archivos afectados. Encontrará el grupo y los valores recién agregados registrados con precisión.
Por qué usar acciones masivas en OpenKM
Esta funcionalidad es especialmente útil para los gestores de documentos y administradores. Reduce el trabajo manual y asegura una estructura uniforme en los documentos.
Además, aplicar acciones masivas en OpenKM durante migraciones, auditorías o actualizaciones mantiene su repositorio organizado y seguro.
Conclusión
Las acciones masivas en OpenKM optimizan las operaciones documentales al permitir actualizaciones masivas con solo unos clics. Ya sea que necesite reubicar archivos, aplicar metadatos o garantizar estandarización, las herramientas masivas simplifican la tarea drásticamente.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
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