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Cómo usar OpenKM Live Edit

Use OpenKM Live Edit para modificar documentos directamente desde el repositorio. Capture cambios y actualice versiones de archivos en Windows con facilidad.

OpenKM Live Edit permite a los usuarios editar documentos directamente desde el repositorio usando aplicaciones de escritorio como Microsoft Word o editores de imágenes. Esta función optimiza el proceso de edición y asegura un control de versiones preciso dentro de la plataforma.

En este tutorial, aprenderá cómo activar Live Edit, editar archivos en Windows y actualizar versiones de documentos sin complicaciones. Además, descubrirá cómo el sistema rastrea automáticamente sus ediciones con esta herramienta.

(Este contenido está directamente relacionado con el video que acaba de ver)

Cómo habilitar Live Edit en OpenKM

Primero, abra la configuración de su perfil de usuario. Luego, asegúrese de que la opción Live Edit esté habilitada. Esto le permite lanzar archivos en sus aplicaciones de escritorio directamente desde OpenKM.

Una vez que la función esté activa, estará listo para comenzar a editar documentos del repositorio con la integración de OpenKM Live Edit.

Editar un documento con Live Edit

Seleccione un archivo del repositorio y haga clic en el botón Editar. Después de eso, se abre un enlace seguro en el cliente Live Edit. En consecuencia, su programa predeterminado (como Microsoft Word) lanzará el archivo automáticamente.

Edite el documento y guarde sus cambios como de costumbre. Luego, cierre o minimice el software de edición. Con la ayuda de OpenKM Live Edit, estos cambios se capturan inmediatamente y se colocan en cola para versionado.

Rastrear sus ediciones en el cliente

La ventana de Live Edit detecta los cambios guardados y agrega el archivo a la lista. Como resultado, puede rastrear fácilmente qué documentos están listos para actualizar.

Puede repetir este proceso con diferentes tipos de archivo. Por ejemplo, intente editar una imagen con su aplicación preferida. Una vez guardada, también aparecerá en la lista de Live Edit para cargarse de vuelta a OpenKM.

Cómo actualizar el repositorio

Antes de confirmar las actualizaciones, revise la versión de cada documento en el repositorio. Lo más probable es que aún muestren la versión 1.0.

A continuación, regrese a la ventana del cliente y haga clic en Actualizar. Después de eso, actualice OpenKM. Verá que la versión se incrementa a 1.1, confirmando que sus ediciones fueron registradas correctamente usando el flujo de trabajo de OpenKM Live Edit.

Por qué Live Edit mejora la gestión documental

Esta funcionalidad aporta varios beneficios:

  • Puede usar herramientas de edición nativas sin descargar archivos
  • Los cambios se capturan y versionan automáticamente
  • No es necesario subir manualmente los documentos revisados
  • El historial de versiones permanece completo y auditable

Además, ayuda a reducir errores humanos y ahorra tiempo valioso. Por lo tanto, los equipos pueden enfocarse en el contenido en lugar de los pasos administrativos al usar OpenKM Live Edit.

Conclusión

OpenKM Live Edit le brinda la flexibilidad de editar y guardar documentos usando herramientas conocidas, mientras el sistema gestiona el control de versiones en segundo plano. Con solo unos pasos, puede mantener sus archivos actualizados, directamente desde el repositorio.

Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.

¿Necesita ayuda para implementar su plan de archivo? Contáctenos y permítanos guiarle a través del proceso.

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