Use el Hot Folder de OpenKM para sincronizar archivos locales con el repositorio. Automatice cargas de documentos y simplifique la configuración de carpetas en Windows.
El Hot Folder de OpenKM es una herramienta de sincronización poderosa que permite a los usuarios subir automáticamente archivos locales al repositorio de OpenKM. Diseñada para Windows, esta utilidad ayuda a optimizar la gestión de archivos al vincular directorios locales con carpetas remotas.
En este artículo, aprenderá cómo configurar y usar el Hot Folder de OpenKM, sincronizar documentos eficientemente y verificar cargas exitosas en el sistema. Además, explicaremos cómo gestionar asignaciones de carpetas y aplicarlas en escenarios prácticos.
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Acceder al cliente Hot Folder de OpenKM
Para comenzar, abra el Área de Notificación en la barra de tareas de Windows. Luego, localice el icono de Hot Folder, haga clic derecho sobre él y seleccione Configuración del servidor. Este paso abre el panel de configuración donde puede conectar el cliente de sincronización con su instancia de OpenKM.
En esta etapa, seleccione su idioma preferido, ingrese su nombre de usuario y contraseña, y escriba la URL del repositorio. Después de completar los campos requeridos, estará listo para verificar la conexión y continuar.
Verificar la conexión con OpenKM
Una vez que haya ingresado los datos, haga clic en el botón Verificar conexión. Como resultado, el sistema confirmará el acceso al repositorio de OpenKM. Por lo tanto, puede continuar con la configuración de sincronización de carpetas sin inconvenientes.
Configurar la sincronización de carpetas en el Hot Folder de OpenKM
A continuación, navegue a la sección Configuración de carpetas. Aquí, define qué carpetas locales deben sincronizarse con carpetas remotas en OpenKM. Primero, seleccione una carpeta local en su máquina, luego elija la carpeta correspondiente en el repositorio.
Además, puede añadir múltiples pares de carpetas haciendo clic en el botón Agregar. Esto permite que la herramienta de sincronización Hot Folder monitoree y gestione varios directorios en paralelo. Si es necesario, el botón Restablecer eliminará todas las asignaciones de carpetas guardadas y le permitirá comenzar desde cero.
Guardar la configuración de sincronización
Después de establecer los pares de carpetas, haga clic en Guardar. A partir de ese momento, el Hot Folder de OpenKM monitoreará las carpetas locales definidas y transferirá automáticamente cualquier archivo agregado a ellas hacia el repositorio de OpenKM.
Este enfoque asegura que no se requiera carga manual. A su vez, reduce errores humanos y aumenta la eficiencia general en las operaciones diarias. Como resultado, los usuarios pueden dedicar más tiempo a tareas estratégicas en lugar de cargas repetitivas.
Cómo probar las cargas del Hot Folder de OpenKM
Para probar su configuración, vaya a una de las carpetas locales que vinculó anteriormente. Luego, arrastre o copie varios documentos en esa carpeta. Después de unos segundos, los archivos desaparecerán de la carpeta local. Esto significa que el Hot Folder de OpenKM los transfirió correctamente al repositorio.
Ahora, abra la interfaz de OpenKM, navegue a la carpeta remota asociada y haga clic en actualizar. Verá que sus archivos se han cargado y ahora están disponibles en el sistema de gestión documental. En consecuencia, esto confirma que la configuración de sincronización está funcionando como se esperaba.
Beneficios de usar la herramienta de sincronización Hot Folder de OpenKM
Usar el Hot Folder para cargas de documentos proporciona numerosos beneficios. Por ejemplo, ayuda a eliminar tareas repetitivas y asegura que los archivos siempre se guarden en la ubicación correcta.
- Elimina cargas manuales repetitivas
- Asegura que los archivos estén organizados de forma consistente
- Admite múltiples configuraciones de sincronización de carpetas
- Mejora la precisión y disponibilidad de documentos
Además, esto es particularmente útil para equipos que necesitan integrar documentos escaneados, informes generados por sistemas o exportaciones automatizadas en OpenKM. Por lo tanto, departamentos como contabilidad, RR. HH. o logística pueden beneficiarse enormemente de la sincronización automatizada.
Conclusión
El Hot Folder de OpenKM es una solución simple pero poderosa para sincronizar el almacenamiento de documentos local y remoto. Al vincular directorios y automatizar cargas, ayuda a su organización a mantener un repositorio organizado y actualizado sin esfuerzo.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
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