La firma manuscrita digital en OpenKM es una potente función que permite a los usuarios firmar documentos desde cualquier smartphone o tablet. Con solo unos pasos, su organización puede recopilar firmas manuscritas legalmente vinculantes y almacenarlas de forma segura en OpenKM.
Este tutorial muestra cómo usar la herramienta de firma para firmas remotas. Ya sea que esté enviando contratos, formularios de aprobación o acuerdos, OpenKM simplifica el proceso. Además, agrega automatización para mantener todo organizado.
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¿Qué es la firma manuscrita digital en OpenKM?
Esta función permite a los usuarios dibujar su firma directamente en la pantalla de un dispositivo móvil. Como resultado, no es necesario imprimir, escanear ni enviar copias firmadas por correo electrónico. Todo ocurre de forma digital, segura y eficiente.
Cómo usar la firma manuscrita digital en OpenKM
Primero, el administrador carga los documentos que requieren una firma. Luego, comparte el enlace de DocSigner con el destinatario, junto con credenciales temporales si es necesario. El firmante visita doc-signer.openkm.com e inicia sesión para revisar el documento.
Revisión y firma de los documentos
Una vez dentro, el firmante lee cuidadosamente el contenido. Después de eso, usa un dedo o un lápiz óptico para firmar en el área proporcionada. Por lo tanto, el proceso de aprobación es rápido y claro. OpenKM rastrea cada acción para garantizar la responsabilidad.
¿Qué sucede después de usar la firma manuscrita digital en OpenKM?
Después de completar la firma, OpenKM categoriza el archivo automáticamente en la carpeta adecuada. Además, envía una notificación instantánea al administrador. Esto asegura que cada paso sea monitoreado y completado a tiempo.
¿Por qué usar la firma manuscrita digital en OpenKM?
Usar esta herramienta ayuda a las empresas a ahorrar tiempo, reducir el papeleo y mejorar la colaboración remota. Además, fortalece el cumplimiento al proporcionar registros de auditoría. OpenKM garantiza que cada firma sea rastreable y segura.
Beneficios de automatización y seguridad
OpenKM almacena la versión firmada en una ubicación predefinida. Además, aplica control de versiones y metadatos de inmediato. Por lo tanto, los equipos pueden verificar firmas y recuperar archivos fácilmente durante auditorías o revisiones.
Ejemplos de uso de la firma manuscrita digital en OpenKM
Por ejemplo, los equipos de recursos humanos pueden recopilar formularios de incorporación, los departamentos legales pueden procesar contratos y los proveedores pueden aprobar órdenes de compra. En cada caso, esta función simplifica el flujo de trabajo y garantiza el cumplimiento legal.
«La firma manuscrita digital en OpenKM permite a los usuarios firmar en cualquier lugar y momento, con seguridad y automatización total.»
Comience a usar la firma manuscrita digital en OpenKM
Si su empresa todavía depende de firmas físicas, es hora de modernizarse. Esta función ofrece flexibilidad, fiabilidad y eficiencia para aprobaciones documentales.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
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