El módulo de solicitud de documentos en OpenKM es la herramienta perfecta para empresas que necesitan recopilar documentos de sus clientes de forma segura y organizada. Con este módulo, su equipo puede crear órdenes, adjuntar archivos, notificar a los clientes y recibir cargas, todo dentro de la plataforma OpenKM.
Este tutorial muestra cómo usar la versión actualizada del módulo para optimizar las solicitudes de documentos. Ya sea que maneje licencias, facturas o certificados, el módulo de solicitud de documentos en OpenKM mantiene todo estructurado y auditable.
(Este contenido está directamente relacionado con el video que acaba de ver)
Cómo configurar el módulo de solicitud de documentos en OpenKM
Para comenzar, acceda a su instancia de OpenKM. En este caso, usamos demo1. También necesita acceso a la interfaz para clientes utilizada para realizar solicitudes externas de documentos.
Creación de carpetas y colocación de órdenes
Dentro de OpenKM, creamos dos carpetas (Cliente Acne y Cliente Beta) para organizar los documentos entrantes. Después de navegar a la carpeta de órdenes, confirmamos el acceso usando las mismas credenciales de OpenKM.
Luego colocamos una nueva orden. La interfaz muestra dos anteriores: una pendiente y una completada. Ingresamos el nombre y el correo electrónico del cliente, y especificamos el documento a solicitar, en este caso, una licencia. Además, podríamos solicitar más documentos, pero aquí nos centramos en uno.
Personalización de la orden de solicitud de documentos
Configuramos la expiración del token seguro, que por defecto es de 1 día pero puede llegar hasta 4 días. Después de eso, hacemos clic en la carpeta de destino, que revela subcarpetas para organizar mejor el contenido.
Adjuntar documentos y notas
Arrastramos el archivo a la ubicación seleccionada. Luego, opcionalmente, agregamos una nota y un documento adicional, como una factura. Esto mejora la comunicación y brinda al cliente un contexto completo.
Una vez todo listo, enviamos la orden. Como resultado, OpenKM envía un correo electrónico automatizado al cliente con todos los detalles.
Interacción del cliente y carga de archivos
El cliente recibe la solicitud en su bandeja de entrada. Cuando hace clic en el enlace seguro, ve una pantalla de confirmación. Después de aceptarla, carga el archivo solicitado. Este flujo de trabajo asegura una entrega fluida usando el módulo de solicitud de documentos en OpenKM.
Notificación al administrador y recepción de archivos
Después de la carga, OpenKM notifica al administrador. Volvemos a la carpeta designada y verificamos que el documento (como la licencia) ya esté disponible. Además, al actualizar el panel de órdenes se muestra el estado como “Completado”.
Beneficios del módulo de solicitud de documentos en OpenKM
Esta función reduce los correos de seguimiento, la pérdida de archivos y los retrasos innecesarios. Dado que cada solicitud de documento está vinculada a un token seguro y se rastrea de extremo a extremo, su equipo gana visibilidad y control. Además, OpenKM registra cada paso, garantizando el cumplimiento y la trazabilidad.
“El módulo de solicitud de documentos en OpenKM simplifica la recopilación de archivos de los clientes con automatización, precisión y seguridad.”
Comience a usar el módulo de solicitud de documentos en OpenKM
Aproveche este módulo para modernizar cómo recopila información de partes externas. El módulo de solicitud de documentos en OpenKM proporciona un método confiable, profesional y eficiente para gestionar la recopilación de documentos.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
¿Listo para mejorar la eficiencia de su empresa con una gestión documental efectiva? Contáctenos y permítanos guiarle paso a paso en el proceso.