La mejor solución para la gestión documental con OpenKM combina automatización, colaboración y seguridad para mejorar la productividad y el control.
La mejor solución para la gestión documental significa mucho más que almacenar archivos. Con OpenKM, su organización obtiene una plataforma potente que centraliza, protege y optimiza cada aspecto de la gestión de la información.
Una estrategia deficiente de gestión documental puede costar miles de horas en productividad perdida. Afortunadamente, OpenKM transforma el caos documental en procesos estructurados, seguros y eficientes mediante herramientas de automatización, colaboración y búsqueda inteligente.
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Solución centralizada para la gestión documental
Imagine poder capturar, clasificar y acceder a sus documentos con solo unos clics. OpenKM lo hace posible. El sistema consolida documentos escaneados, archivos digitales y correos electrónicos en un único repositorio centralizado. Como resultado, nunca más perderá tiempo buscando información.
Transforme los documentos en activos estratégicos
Gracias al indexado avanzado, esta solución de gestión documental convierte contenido estático en datos procesables. Por lo tanto, puede realizar búsquedas precisas, aplicar metadatos y automatizar tareas relacionadas con los documentos. Esto no solo mejora el acceso, sino que también incrementa el valor del ciclo de vida de los archivos.
Mantenga estructuras de archivos organizadas y eficientes
Cuando su sistema de archivos se desorganiza, encontrar datos críticos ralentiza las operaciones. Afortunadamente, OpenKM le permite definir taxonomías documentales, asignar categorías y asegurar que cada archivo esté ubicado donde corresponde. Además, la plataforma evoluciona conforme crece su empresa.
Solución segura y confiable de gestión documental
OpenKM proporciona múltiples capas de control de acceso. Puede definir permisos a nivel de documento, carpeta o grupo de usuarios. En consecuencia, solo los usuarios autorizados pueden ver, editar o compartir contenido sensible, garantizando la confidencialidad en todo momento.
Colaboración y optimización de flujos de trabajo
La colaboración en equipo es esencial. OpenKM ofrece gestión de tareas, notificaciones y flujos de trabajo con acceso compartido. Además, estas herramientas reducen cuellos de botella, aumentan la visibilidad y mantienen a todos alineados mediante actualizaciones en tiempo real.
Automatice procesos con herramientas de flujo de trabajo empresarial
Usando el motor BPM de OpenKM, puede crear flujos de trabajo sin necesidad de codificación. Por ejemplo, puede automatizar aprobaciones, notificaciones y movimientos de archivos según disparadores específicos. Como resultado, los equipos reducen errores manuales y aumentan la productividad.
Solución adaptable para flujos documentales
OpenKM se adapta a su sector y modelo de negocio. A través de su Application Suite, puede integrarse con herramientas externas, personalizar la interfaz y automatizar procesos clave. Por lo tanto, la plataforma se convierte en una solución documental hecha a la medida para cualquier industria.
Control documental para empresas y departamentos múltiples
Con OpenKM, las organizaciones que gestionan múltiples sedes pueden configurar entornos independientes bajo una interfaz unificada. Esta estructura garantiza seguridad, control y separación de datos, mientras mantiene el acceso centralizado.
Registre acciones con herramientas de gestión de archivos
Esta solución para la gestión documental también incluye un sistema de gestión de registros. Rastrear el ciclo de vida de cada archivo, registrar toda actividad y generar alertas de vencimiento son funciones disponibles. En consecuencia, garantiza el cumplimiento normativo y facilita auditorías.
“OpenKM ofrece la mejor solución para la gestión documental, combinando seguridad, automatización y adaptabilidad en una plataforma global.”
Por qué OpenKM es la mejor solución para la gestión documental
Con más de 7,000 instalaciones en más de 30 países, OpenKM ofrece confiabilidad y escalabilidad. Ya sea que necesite almacenamiento seguro, colaboración fluida o flujos de trabajo totalmente automatizados, esta solución de gestión documental se adapta a sus necesidades exactas.
Para explorar más funciones, visite el Sistema de Gestión Documental OpenKM.
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